Jak napisać formalny e-mail po angielsku

Jak napisać poprawnie formalny e-mail po angielsku?

jak napisać formalny e-mail po angielsku

Z wielu przyczyn pisanie formalnej wiadomości e-mail może okazać się trudne. Piszemy e-maile lub wiadomości tekstowe prawie codziennie, ale bardzo często są one wykorzystywane do celów nieformalnych i osobistych. Zdarza się jednak, że piszemy wiadomości e-mail do odbiorców wymagających formalności, takich jak szef, rząd, agencja lub nauczyciel. Najważniejsze, aby Twoja wiadomość była jasna i rzeczowa, aby odbiorca mógł ją zrozumieć bez żadnych problemów i nie nudzić się ani nie denerwować. Twoja wiadomość musi spełniać oczekiwania dotyczące tonu, stylu i formatowania. Wreszcie, zawsze pamiętaj o przejrzeniu i korekcie treści przed jej wysłaniem.

Jak sformatować wiadomość e-mail?

1. Profesjonalny adres e-mail

 Twój adres e-mail nigdy nie powinien być pseudonimem lub nazwą użytkownika. Zawsze staraj się używać swojego prawdziwego imienia i nazwiska, a jeśli jest już zajęte, możesz użyć kropek, łączników lub znaków podkreślenia, aby uniknąć zbędnych liter lub cyfr, na przykład:

superkowal@buziaczki.pl – ten e-mail wydaje się nieprofesjonalny, odbiorca może nie potraktować Cię poważnie, a także może uznać go za żart.

jan.kowalski@tmail.pl – ten e-mail wygląda znacznie lepiej i bardziej profesjonalnie.

2. Profesjonalny font

Obecnie większość usług e-mail pozwala nam wybierać różne fonty lub styl tekstu. Aby Twój e-mail wyglądał profesjonalnie, należy unikać dekoracyjnych fontów, takich jak “Snap ITC”. Używaj konserwatywnych stylów, takich jak „Arial” lub „Times New Roman”. Pamiętaj, aby użyć odpowiedniego rozmiaru, na przykład: 12-punktowego. Mniejszy lub większy rozmiar liter może zniechęcić odbiorcę naszego e-maila do jego przeczytania. Ważne jest również unikanie specjalnych stylów, takich jak wielokolorowe fonty, kursywa lub wyróżnianie, chyba że wymaga tego cel wiadomości e-mail. Nie używaj Caps Lock, ponieważ odbiorca może myśleć, że na niego krzyczysz.

e-mail po angielsku
e-mail po angielsku 1

3. Krótki i dokładny temat

Spróbuj użyć słów kluczowych, aby pokazać, o czym piszesz, ponieważ istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że czytelnicy przeoczą wiadomość e-mail ze względu na jej ogólnikowość, brak tematu lub wrażenie, że wiadomość nie jest ważna. Nie wybieraj zbyt długiego tematu ani nie omawiaj kilku kwestii jednocześnie, ponieważ mogą one być mylące dla odbiorców.

e-mail temat

Jak stworzyć treść wiadomości e-mail?

1. Zacznij od powitania

Zawsze zaczynaj swój e-mail od odpowiedniej formy powitania. Zwracaj się do odbiorcy używając jego imienia i nazwiska. Pamiętaj o dołączeniu tytułu, jaki posiada adresat, po którym następuje dwukropek lub przecinek, na przykład: Dr, Mrs, Ms, Mr. Jeśli nazwisko odbiorcy jest nieznane, możesz napisać “Dear sir or Madam” lub “To whom it may concern”. W oficjalnym e-mailu nie używaj “Hi, Hello, Hey” ani żadnych innych nieformalnych pozdrowień.

2. Podziękuj odbiorcy

Odpowiadając na wiadomość, powinieneś zacząć od podziękowania, na przykład: “Thank you for contacting XYZ Company” lub “Thank you for your message”.  Jeśli ktoś Ci odpowiedział, należy napisać “Thank you for your prompt reply”.

e-mail podziękowanie
e-mail wprowadzenie

3. Wprowadzenie i cel wiadomości

Jeśli odbiorcą wiadomości e-mail jest ktoś, kogo nie znasz lub może on nie znać Ciebie, na przykład urzędnik państwowy, kierownik lub nowy klient, musisz napisać, kim jesteś. Pamiętaj też, aby zawsze podawać swój cel, na przykład “I am writing to enquire abou…t” lub “I am writing in reference to…”.  Jako wstęp możesz napisać na przykład: “My name is Jan Kowalski. I am writing to you in order to apply for the position of customer assistant support which was listed on portal superpraca.com”.

4. Priorytet informacji

Zacznij od najważniejszej informacji. Po przedstawieniu się i podaniu przyczyny wiadomości możesz rozpocząć pracę nad jej treścią. We wstępie umieść priorytetowe treści, aby wyjaśnić cel e-maila i uszanować czas odbiorcy, na przykład: “My name is Jan Kowalski. I found your e-mail address on website bezpiecznyprodukt.com. I am writing to you because there is a problem with the product that my company bought from you on February 5, 2018. The order number is 123123123. We unpacked it from the box, pressed the ON button and it exploded“.

e-mail priorytet informacji
e-mail meritum

5. Przejdź do rzeczy

Bądź bezpośredni i uprzejmy. Zawsze staraj się sprawnie przejść do meritum i uważaj, aby nie stracić uwagi odbiorców, na przykład: “Do you remember this brochure you made? It looks really bad, but It does not matter. Send it to me as soon as possible…”.  Zamiast tego możesz napisać “I would like to ask you to send me a copy of brochure with trade offer…”.

6. Skróć swoją wiadomość

Nie ma wymagań co do tego jak długa powinna być wiadomość, ale warto ją skracać. Jeśli nie można tego zrobić, dobrze jest podzielić ją na akapity. Zamiast wcięcia akapitu użyj podziału linii między pasażami tekstu.

e-mail jak napisać
e-mail język formalny

7. Język formalny

Kiedy piszemy wiadomości e-mail w profesjonalnych kontekstach, ważne jest stosowanie formalnego języka, aby wywrzeć dobre wrażenie. Zawsze używaj pełnych zdań i uprzejmych zwrotów. Unikaj skrótów, żartów, emotikonów, slangu lub wulgaryzmów.

8. Dodaj uwagi końcowe

Zanim napiszesz formę zamknięcia, uprzejmie jest jeszcze raz podziękować czytelnikowi i dodać kilka uwag. Możesz zacząć od napisania “Thank you for your time and patience” lub “Thank you for cooperation”, dalej możesz napisać:  “I look forward to hearing from you” lub “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know”.

e-mail po angielsku uwagi
jak napisać e-mail po angielsku forma zamknięcia

9. Forma zamknięcia

Forma zamknięcia jest podobna do formy pozdrowienia. Możesz wybierać spośród różnych formalnych zamknięć. Pamiętaj, aby używać tytułu, imienia i nazwiska lub innego podpisu. Jeśli list zaczyna się od “Dear Sir or Madam”, należy napisać “Yours faithfully”. Jeśli napisałeś nazwisko odbiorcy, na przykład “Dear Mr Kowalski” zamknięcie powinno brzmieć “Yours sincerely”. Możesz także użyć zamknięcia, takiego jak “Best regards” lub “Respectfully”.

Jak przygotować wiadomość do wysłania?

1. Dołącz załączniki

Jeśli konieczne jest dodanie załączników do wiadomości e-mail, należy o tym wspomnieć. Dzięki temu odbiorca dowie się o dołączonym pliku i go nie przeoczy. Staraj się nie dołączać do wiadomości e-mail zbyt wielu plików i upewnij się, że ich rozmiar nie jest za duży. Pamiętaj również o używaniu typowych lub zgodnych typów plików. W swojej wiadomości możesz na przykład napisać „In the attachment you can find a copy of my resume and portfolio in PDF format”.

e-mail załączniki
e-mail korekta

2. Korekta

Nie polegaj wyłącznie na automatycznym sprawdzaniu gramatyki lub pisowni za pomocą aplikacji lub funkcji poczty. Możesz poprosić kogoś o korektę, skorzystać z forów lub usług internetowych. Możesz także spróbować samodzielnie przeczytać wiadomość na głos przed jej wysłaniem. Popraw wszystkie błędy, literówki lub niejasne zwroty.

3. Dbaj o bezpieczeństwo swoich informacji

Pamiętaj, że każdy serwer może zostać zhakowany, co oznacza, że ktoś może ukraść informacje z Twojej wiadomości. Niektóre osoby mogą udostępniać je umyślnie lub nieumyślnie, dlatego zawsze należy pamiętać, aby nie przekazywać żadnych poufnych informacji, które mogłyby zostać później wykorzystane przeciwko Tobie. Nigdy nie dołączaj do wiadomości danych, takich jak numery kont, hasła lub nazwa użytkownika.

e-mail bezpieczeństwo